Pour l'inscription des patients et les soins que nous dispensons
Le présent avis explique ce que nous faisons de vos données personnelles une fois que vous vous inscrivez en tant que patient — ce que nous collectons, pourquoi, qui d'autre y a accès, combien de temps nous les conservons et ce que vous pouvez nous demander. Il est délibérément distinct de l'avis qui couvre le site web, car s'inscrire comme patient signifie nous confier beaucoup plus de données, et des données plus sensibles.
1. Qui est le responsable du traitement, et qui d'autre intervient
Le responsable du traitement est :
MicroBiome Bank Ltd.
2 Brandon Road
Braintree, Essex, CM7 2NL
England
Numéro d'immatriculation 13656497
E-mail : privacy@microbiomebank.com
MicroBiome Bank Ltd. est la partie avec laquelle vous contractez. MicroBiome Bank Kft. (1118 Budapest, Ménesi út 104., numéro d'immatriculation 13-09-189941) assure les soins en Hongrie et les travaux de laboratoire, et agit à cette fin en qualité de sous-traitant, sur nos instructions documentées. Lorsque les soins sont dispensés en Hongrie, le droit hongrois de la santé s'applique à la documentation médicale établie à votre sujet — voir section 6.
2. Ce que nous collectons à l'inscription
Données d'identification : nom de famille, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nom de la mère.
Numéro de sécurité sociale (TAJ). Nous le demandons parce que les soins dispensés en Hongrie doivent être documentés au regard d'un identifiant de santé.
Données de contact et d'adresse : adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, ville, code postal, pays, langue préférée.
Données de santé : l'affection pour laquelle vous vous inscrivez, le programme auquel vous adhérez, et tout ce qui apparaît au cours des soins — le résultat du test de compatibilité, les numéros de LOT, le journal des symptômes, les instructions de votre médecin traitant et notre correspondance relative à votre traitement. Il s'agit d'une catégorie particulière de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD.
Votre identifiant de patient, que nous générons afin que vos échantillons et vos gélules puissent être tracés sans que votre nom les accompagne.
Données de paiement, lorsque vous passez commande.
3. D'où proviennent les données
Principalement de vous, par le formulaire d'inscription et au cours de vos soins. Nous recevons également des données de votre médecin traitant et des laboratoires intervenant dans votre traitement, et nous pouvons recevoir des données des autorités de santé publique ou leur en transmettre lorsque la loi l'exige.
4. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base légale
Vous inscrire et exécuter le service. Base légale : l'exécution d'un contrat, au titre de l'article 6, paragraphe 1, point b).
Dispenser les soins et les documenter. Base légale pour les données de santé : l'article 9, paragraphe 2, point h) — traitement nécessaire à la fourniture de soins de santé, effectué sous la responsabilité d'un professionnel de santé soumis au secret professionnel. Lorsqu'une étape précise dépasse ce cadre, nous demandons votre consentement explicite, au titre de l'article 9, paragraphe 2, point a), et vous en informons à ce moment-là.
Traçabilité du produit que vous recevez. Chaque lot est traçable par son numéro de LOT, de sorte qu'en cas de question de sécurité nous puissions identifier qui a reçu quoi. Base légale : une obligation légale, au titre de l'article 6, paragraphe 1, point c), et notre intérêt légitime à la sécurité des patients, au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f).
Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales. Base légale : l'article 6, paragraphe 1, point c).
Répondre à vos questions et vous tenir informé de votre propre traitement. Base légale : l'article 6, paragraphe 1, point b).
Nous n'utilisons pas les données des patients à des fins de marketing sans consentement distinct, et nous ne procédons ni au profilage des patients ni à des décisions automatisées les concernant.
5. Avec qui nous les partageons
MicroBiome Bank Kft. — en qualité de sous-traitant, pour les soins en Hongrie et les travaux de laboratoire.
Votre médecin traitant, et les autres prestataires de soins intervenant dans votre prise en charge.
Les laboratoires réalisant les analyses.
Zapier Inc. et monday.com Ltd. — nos systèmes de relais de formulaires et de gestion des dossiers. Une inscription envoyée par le site web parvient à notre équipe par cette voie. Les deux agissent en qualité de sous-traitants.
Stripe Payments Europe, Ltd. — les paiements par carte. Les données de carte sont transmises à Stripe, non à notre serveur.
Les autorités de régulation et de santé publique, lorsque la loi l'exige.
Les prestataires informatiques et d'hébergement, en qualité de sous-traitants.
Nous ne vendons pas les données des patients et nous ne les partageons pas avec des annonceurs.
6. Combien de temps nous les conservons
Documentation médicale : 30 ans à compter de sa création, et comptes rendus de sortie : 50 ans, conformément à la législation hongroise sur les données de santé applicable aux soins dispensés en Hongrie. Il s'agit d'une obligation légale — nous ne pouvons pas supprimer cette documentation sur demande avant l'expiration de ce délai.
Pièces comptables et fiscales : pendant la période imposée par les règles comptables applicables.
Données d'inscription n'ayant jamais abouti à des soins : supprimées au bout de 12 mois, comme toute autre demande.
Données traitées sur la base du consentement : jusqu'au retrait de ce consentement, sauf si l'une des durées ci-dessus s'applique.
7. Transferts internationaux
Certains des sous-traitants nommés ci-dessus sont établis en dehors de l'Espace économique européen et du Royaume-Uni, ou y traitent des données. Dans ce cas, nous nous appuyons sur les garanties admises par le droit de la protection des données — principalement les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par l'addendum britannique de transfert international de données (UK International Data Transfer Addendum), et une décision d'adéquation lorsqu'il en existe une. Demandez-le-nous et nous vous indiquerons quelle garantie s'applique dans un cas donné.
8. Sécurité et secret médical
Vos données de traitement sont couvertes par le secret médical. Nous appliquons en outre des mesures techniques et organisationnelles : chiffrement en transit, contrôle d'accès afin que seuls les membres du personnel intervenant dans vos soins puissent consulter votre dossier, traçabilité au niveau du LOT qui n'exige pas que votre nom accompagne le produit, et protection de nos formulaires contre les abus automatisés.
9. Vos droits
Vous avez le droit :
d'accéder à vos données et à votre documentation médicale, et d'en recevoir une copie.
de rectifier des données inexactes ou incomplètes. Notez qu'une correction apportée à la documentation médicale est consignée à côté de l'entrée d'origine plutôt qu'en la remplaçant — c'est ainsi que fonctionne un dossier médical.
à l'effacement, sous réserve des durées de conservation indiquées à la section 6. Nous ne pouvons pas supprimer une documentation que la loi nous impose de conserver.
de limiter le traitement.
à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime.
de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Cela ne remet pas en cause ce qui a été licitement fait auparavant, et ne supprime pas la documentation que nous devons conserver.
d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (l'article 77). Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner's Office (ico.org.uk) ; en Hongrie, de la Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (naih.hu). Vous pouvez également saisir l'autorité de votre lieu de résidence.
Lorsque le patient est un enfant, le parent ou le tuteur légal l'inscrit en son nom et exerce ces droits pour lui, jusqu'à ce que l'enfant soit en âge de le faire lui-même. Nous ne demandons les données d'un enfant que dans la mesure où les soins l'exigent, et nous ne les utilisons ni à des fins de marketing ni de profilage.
11. Modifications du présent avis
Nous pouvons mettre à jour le présent avis. Toute modification est publiée sur cette page avec une nouvelle date de « dernière mise à jour », et nous vous informerons directement si une modification affecte substantiellement l'usage que nous faisons de vos données.
